Règle d'usage de l'IA pour les salariés d'une PME

Une règle d'usage de l'IA dit aux salariés ce qu'ils peuvent faire avec un assistant, ce qu'ils ne doivent pas faire, et à qui s'adresser en cas de doute. Elle doit tenir en une page. Le plus souvent, elle protège autant l'entreprise que les salariés : chacun sait ce qui est attendu, et personne ne découvre une règle après une erreur.

Trois règles suffisent pour démarrer

1. Les données personnelles et confidentielles ne sont pas saisies dans un outil non validé. Une liste précise est jointe à la règle.
2. Chaque résultat est relu par une personne avant d'être envoyé, publié ou utilisé pour une décision.
3. L'usage est déclaré : le salarié indique à son référent l'outil et la tâche concernée.

Ces trois règles doivent être complétées par une liste de données à ne jamais saisir, et par le nom de la personne à qui poser une question. Le détail est dans la page données à ne pas saisir de l'hôte consacré au premier pas, et dans les règles simples pour l'équipe.

Règle interne ou règlement intérieur ?

Le choix du support change la procédure. Il faut le vérifier avant de publier la règle.

Pour le règlement intérieur, la page de service-public.gouv.fr est claire : l'employeur doit consulter obligatoirement le CSE là où il existe. Il lui soumet le projet pour que le CSE rende un avis. La page précise aussi que les règles ne sont opposables aux salariés qu'après cette consultation, et que le règlement s'applique même si le CSE n'a pas approuvé le texte.

Le CSE, à partir de quelle taille ?

Le comité social et économique est obligatoire à partir de onze salariés. Une PME de dix à deux cent cinquante salariés peut donc être concernée, ou non, selon son effectif réel à la date de la décision. Le compte se fait sur l'effectif de l'entreprise, pas sur le nombre de personnes qui utilisent l'IA.

Quand il n'y a pas de CSE, la règle peut quand même être présentée aux salariés, mais la procédure applicable doit être vérifiée à la source officielle avant toute diffusion. Ne tenez pas pour acquis qu'une simple information suffit.

Le texte, en modèle

Un modèle simple, à adapter :

• Objet : usage des assistants d'IA dans l'entreprise.
• Outils autorisés : liste, avec la date de validation.
• Données interdites : liste précise, dont les données personnelles non nécessaires à la tâche.
• Relecture : une personne relit chaque résultat avant utilisation.
• Référent : nom et coordonnées, à qui signaler un problème.
• Date de revue : JJ/MM/AAAA.

Les points de vigilance

• Une règle trop longue n'est pas lue. Gardez une page, avec des phrases courtes.
• Une règle sans sanction ni recours n'a pas de portée. Dites ce qui se passe en cas de manquement, et à qui l'on s'adresse.
• Une règle qui interdit tout. Les salariés l'ignorent alors et utilisent les outils en cachette. Autorisez ce qui est validé, interdisez le reste.
• Une règle sans date de revue. Elle se périme vite, car les outils changent.

Ce qu'il faut faire, dans l'ordre

1. Rédigez le projet de règle, avec le référent de chaque service.
2. Vérifiez le support : règlement intérieur ou note, en consultant la source officielle.
3. Si le règlement intérieur est concerné, consultez le CSE là où il existe, et gardez la trace de la consultation.
4. Diffusez la règle, faites-la signer ou accuser réception selon le support choisi.
5. Relisez-la à la date de revue du registre, décrit dans la page gouvernance.

Cette page donne une méthode et des repères lus sur des sites officiels. Pour une décision qui touche à votre règlement intérieur ou à un licenciement, rapprochez-vous de votre conseil habituel.