Peut-on demander à un logiciel de classer les candidatures ?

Le candidat doit être informé de l'existence d'une décision automatisée, comme un tri algorithmique, et la décision finale reste humaine. La CNIL demande aussi d'informer le CSE avant d'utiliser une technique d'aide au recrutement.

Quelles informations ne faut-il pas demander à un candidat ?

Le numéro de sécurité sociale, les coordonnées bancaires (sauf travail temporaire), les informations sur la famille, le projet d'enfants, les mensurations, le poids ou la couleur des cheveux. La CNIL précise que seules les informations utiles à l'aptitude et aux qualifications sont admises.

Combien de temps garder les CV d'un candidat non retenu ?

Selon la CNIL, pour un vivier de candidats après une issue négative, la durée n'excède en principe pas deux ans à compter du dernier contact, et le candidat doit en être informé.

IA pour le recrutement dans une PME : annonce et tri

Le recrutement est le domaine où une erreur de l'IA touche directement une personne. Un tri de candidatures mal réglé peut écarter des profils valables, et une annonce mal écrite peut décourager des candidats sans que l'entreprise le sache. Ce guide traite l'annonce, le tri et l'information des candidats.

Ce que l'IA aide à faire

Rédiger une annonce à partir de la fiche de poste, en retirant les critères qui ne sont pas liés au poste.
Résumer un CV pour faciliter la lecture, sans y ajouter d'appréciation.
Préparer une grille d'entretien : questions identiques pour tous les candidats d'un même poste.
Rédiger les réponses types aux candidats : accusé de réception, refus, demande de précisions.

Ce qu'elle ne fait pas

Écarter un candidat sans lecture humaine.
Juger une personne sur son âge, son origine, son sexe, sa situation familiale ou son état de santé, même indirectement.
Décider d'un entretien ou d'un refus sur la seule base d'un score.
Deviner une information que le candidat n'a pas donnée.

Informer les candidats

La CNIL indique que les candidats et les salariés impliqués doivent être informés de l'identité du responsable du fichier, de la finalité, de la base légale, des destinataires et de la durée de conservation. L'information doit aussi mentionner, le cas échéant, l'existence d'une décision automatisée, comme un tri algorithmique des candidatures.

Le candidat peut obtenir une copie de ses données sur simple demande, sans avoir à la justifier.

Consulter le CSE

Avant d'utiliser ou de modifier une méthode ou une technique d'aide au recrutement, la CNIL recommande d'informer le comité social et économique. Le CSE existe à partir de onze salariés. Là où il existe, cette information est à faire avant la mise en service, et non après le premier recrutement.

Non-discrimination

Le Défenseur des droits rappelle que les discriminations concernent notamment l'accès à un emploi. Un outil qui classe les candidats mérite donc un test, avant usage, pour vérifier qu'il ne pénalise pas un groupe de personnes. Le test est simple : comparer les résultats sur des CV fictifs qui ne diffèrent que par un critère protégé, ou demander à un tiers de relire la grille. Aucune source officielle lue pour ce guide ne décrit une méthode de test précise pour l'IA : voir la source officielle du Défenseur des droits avant de la mettre en œuvre.

Données, analyse d'impact et registre

La CNIL indique qu'une analyse d'impact relative à la protection des données peut être nécessaire pour un traitement de recrutement. Elle est obligatoire lorsque le traitement est susceptible de créer un risque élevé. La CNIL retient deux voies : une liste de traitements qu'elle publie, et des critères, dont au moins deux sur neuf doivent être réunis. Le profilage et le traitement à grande échelle figurent parmi ces critères.

Les fichiers de recrutement doivent figurer dans le registre des traitements dès lors que des données personnelles sont traitées régulièrement. La page RGPD et registre explique la marche à suivre.

Un process de tri en quatre étapes

L'annonce est relue pour retirer les critères non liés au poste.
L'outil propose un résumé de chaque candidature, sans note ni classement.
Un humain lit toutes les candidatures qui passent la première étape, y compris celles qui sont écartées.
La décision est écrite avec le motif lié au poste.

Le point 3 doit rester réel : une relecture qui ne porte que sur les candidatures retenues par l'outil ne contrôle pas le tri.

Les erreurs fréquentes

Une annonce qui demande un profil « jeune et dynamique », un critère qui n'a pas de lien avec le poste et qui peut écarter des candidats.
Un classement automatique présenté comme une décision.
Des CV conservés indéfiniment dans un dossier partagé.
Un refus sans motif, ou un motif qui n'est pas lié au poste.

Pour commencer

Commencez par l'annonce, pas par le tri. Relisez une annonce existante avec la liste des informations interdites de la CNIL, puis rédigez la version suivante avec un référent. Le tri viendra après l'information des candidats et la consultation du CSE. Les règles d'usage de l'IA pour toute l'équipe sont dans la page règles pour les salariés, et les limites dans la page limites de l'IA.