Peut-on envoyer un courriel de prospection à une entreprise sans son accord ?

Pour un professionnel, la prospection peut reposer sur l'intérêt légitime si la sollicitation a un rapport avec sa profession. Il faut l'informer de l'origine des données et lui permettre de s'opposer simplement. La CNIL précise que les adresses génériques de type contact@ ne sont pas soumises à ces principes.

Peut-on coller la liste des clients dans un assistant pour écrire les relances ?

Non sans précaution. La CNIL recommande de ne saisir que les données nécessaires à la tâche, et de ne pas introduire de données inutiles à la finalité. Une relance peut être rédigée à partir d'un modèle avec le seul prénom et la référence du devis.

Faut-il relire un texte généré avant de l'envoyer ?

Oui, toujours. Un texte bien écrit peut contenir une erreur de prix, de date ou de nom. La personne qui signe le message le relit et en porte la responsabilité.

IA commerciale en PME : propositions et relances

Le service commercial est souvent le premier à demander de l'IA, parce que ses tâches sont répétitives : propositions, relances, comptes rendus de rendez-vous, fiches de préparation. Un assistant peut aider à les rédiger vite. Il ne décide ni du prix, ni de la remise, ni de la relation avec un client. Ce guide précise la limite entre les deux.

Ce que l'IA aide à faire

Un premier jet de proposition à partir d'un modèle validé, avec le nom du client, l'objet et les conditions déjà écrites par l'entreprise.
Des relances après un devis non signé, avec un ton adapté à la relation.
La préparation d'un rendez-vous : rappel des échanges précédents, points à éclaircir, questions à poser.
Un compte rendu de rendez-vous, à partir de notes que le commercial a lui-même prises.

Ce qu'elle ne fait pas

Envoyer seule un message à un prospect ou à un client.
Fixer un prix, une remise ou une durée d'engagement.
Inventer une référence, un chiffre ou une disponibilité.
Décider qui est prospecté, sur quels critères.

Les règles de prospection à respecter

La CNIL distingue deux cas. Pour une personne physique (un particulier), la prospection par courriel repose en principe sur un consentement préalable. Pour un professionnel, elle peut reposer sur l'intérêt légitime, à condition que la sollicitation ait un rapport avec son activité professionnelle.

Cas	Règle selon la CNIL	Point à vérifier
Professionnel (B to B)	Intérêt légitime si la sollicitation est liée à sa profession	Origine des données et possibilité de s'opposer
Particulier (B to C)	Consentement préalable, non pré-coché	Preuve du consentement
Client existant	Produits ou services similaires, avec information et opposition	Une vente ou une prestation doit avoir eu lieu
Adresse générique (contact@, info@)	Pas soumise à ces principes	Vérifier quand même le contenu du message

Dans tous les cas, chaque message doit permettre de connaître l'identité de l'expéditeur, et offrir un moyen simple de refuser de nouvelles sollicitations.

Les données clients

Les données clients sont le point sensible. Avant de saisir un fichier dans un assistant, posez trois questions : cette donnée sert-elle à la tâche ? Quel est l'outil, où sont stockées les données, et qui peut les lire ? Le contrat de l'outil répond à la troisième. Pour la première, la règle est simple : moins de données, moins de risque. La page données à ne pas saisir donne la liste de départ.

La CNIL rappelle aussi qu'un assistant peut reproduire des éléments qu'on lui a fournis. Un nom, une adresse ou un numéro ne doivent donc pas être introduits sans raison.

Un modèle de relance, sans donnée inutile

Un modèle rédigé avec des champs à compléter évite de saisir toute la fiche client. Par exemple : bonjour [prénom], je reviens vers vous au sujet du devis [référence] transmis le [date]. Je reste disponible pour répondre à vos questions. Le commercial complète les champs lui-même, relit et envoie.

Les erreurs fréquentes

Un texte envoyé sans relecture : une date, un prix ou un nom de société faux suffit à perdre un client.
Une liste de prospects achetée et importée sans vérifier l'information donnée aux personnes.
Des relances trop nombreuses : un outil automatique multiplie les messages. Fixez un nombre maximum.
Des promesses inventées : délais, garanties, références que l'entreprise n'a pas.

Pour commencer

Choisissez un seul type de document, par exemple les relances de devis. Écrivez un modèle validé par le responsable commercial, puis mesurez pendant deux semaines le temps passé et le nombre de corrections. La méthode de mesure est décrite dans la page former les équipes, et les règles générales dans la page règles pour les salariés.

Le service client, qui reçoit les réponses aux clients, est traité dans la page suivante, IA pour le service client.